Kỷ yếu doanh nghiệp không chỉ là cuốn sách lưu giữ những cột mốc, kỷ niệm của doanh nghiệp đơn thuần. Một cuốn kỷ yếu được biên tập với nội dung chuyên nghiệp còn có thể tạo ấn tượng mạnh với khách hàng, đối tác. Vậy, viết kỷ yếu như thế nào để giúp cuốn kỷ yếu trở nên vừa chuyên nghiệp lại vừa gần gũi, thu hút. Cùng chúng tôi tìm hiểu các bước quan trọng để viết kỷ yếu dưới đây.
Lên kế hoạch nội dung chi tiết
Trước khi bắt tay vào viết kỷ yếu, bạn cần có một kế hoạch nội dung càng chi tiết và rõ ràng càng tốt. Điều này không chỉ giúp bạn hệ thống thông tin một cách mạch lạc mà còn đảm bảo không bỏ sót những khía cạnh quan trọng của doanh nghiệp.
Việc lên kế hoạch viết kỷ yếu chi tiết còn có vai trò quan trọng trong việc phân bổ các nhiệm vụ tới từng bộ phận, cá nhân một cách rõ ràng.
Kế hoạch nội dung sẽ bao gồm:
- Lên ý tưởng chủ đề xuyên suốt toàn cuốn
- Lên khung nội dung chính
- Phân công công việc cho từng bộ phận theo khung nội dung đã thống nhất.
- Tổng hợp và biên tập chi tiết
- Lên kế hoạch về thời gian hoàn thành viết kỷ yếu.
Tham khảo những nội dung chính thường bao gồm trong kỷ yếu doanh nghiệp:
Lịch sử hình thành và phát triển: Đây là phần quan trọng giới thiệu về hành trình phát triển của công ty từ khi thành lập cho đến nay. Những cột mốc nổi bật, các sự kiện lớn hay các giai đoạn phát triển quan trọng cần được trình bày rõ ràng.
Tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi: Thể hiện tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp sẽ giúp người đọc hiểu rõ hơn về định hướng phát triển dài hạn của công ty. Đây cũng là cách để thể hiện sự chuyên nghiệp và tính nhất quán trong chiến lược của doanh nghiệp.
Thành tựu và dự án nổi bật: Các thành tựu đáng chú ý, dự án lớn mà công ty đã thực hiện sẽ giúp thể hiện năng lực và uy tín của doanh nghiệp. Đừng quên sử dụng số liệu cụ thể và hình ảnh minh họa để tăng tính thuyết phục.
Nhân sự và văn hóa doanh nghiệp: Nhân viên là tài sản quý giá của doanh nghiệp. Phần giới thiệu đội ngũ nhân sự và văn hóa nội bộ sẽ giúp người đọc cảm nhận được sự gắn kết và tinh thần làm việc của công ty.
Bài viết cảm nghĩ: Đây là những bài viết rất giàu cảm xúc từ các thế hệ ban lãnh đạo, nhân viên công ty dành cho doanh nghiệp. Bài viết sẽ giúp gia tăng tinh thần đoàn kết tập thể, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác.
Lời cảm ơn và cam kết: Cuối cùng, một lời cảm ơn chân thành từ ban lãnh đạo gửi tới khách hàng, đối tác và nhân viên sẽ tạo ấn tượng tốt với người đọc.
Cách trình bày nội dung kỷ yếu
Một cuốn kỷ yếu chuyên nghiệp không chỉ đòi hỏi nội dung chất lượng mà còn đòi hỏi trình bày bố cục khoa học và thẩm mỹ. Cần đảm bảo cuốn kỷ yếu dễ đọc, dễ hiểu và thu hút ngay từ lần đầu tiên.
- Thứ nhất, cần phân chia các phần nội dung chính. Mỗi phần nội dung chính sẽ gồm các phần tiêu đề bài viết tiếp theo.
- Thứ hai, cần phân cấp các phần tiêu đề chính, tiêu đề phụ để dễ theo dõi. Điều này giúp người đọc nắm bắt thông tin chính nhanh chóng mà không bị quá tải.
- Thứ ba, nội dung cần được biên tập theo một hệ thống liền mạch từ quá khứ, hiện tại đến tương lai.
- Thứ tư, phân bổ nội dung cần lưu ý để các bài viết không bị quá lệch nhau về số lượng thông tin. Điều này giúp cho cuốn kỷ yếu cân đối, đẹp mắt hơn với lượng thông tin vừa phải.
Cách viết kỷ yếu thuyết phục
Viết kỷ yếu cho doanh nghiệp đòi hỏi ngôn ngữ phải vừa chuyên nghiệp, vừa dễ hiểu. Bạn cần đảm bảo rằng ngôn từ sử dụng phải thể hiện đúng phong cách và giá trị của công ty.
Một số lưu ý khi sử dụng ngôn ngữ để viết kỷ yếu:
Chuyên nghiệp và thân thiện: Hai phong cách này có vẻ ngược nhau khi một bên phong cách hướng tới văn phong trang trọng nghiêm túc, một bên huớng tới phong cách gần gũi, thiện cảm. Tuy nhiên, điều chúng ta cần chính là sự kết hợp hài hoà của hai phong cách này. Tuy là tài liệu chính thức, văn phong cần chuyên nghiệp nhưng không quá cứng nhắc sẽ khiến cuốn kỷ yếu bị khô khan, thiếu cảm xúc. Thay vào đó, hãy sử dụng phong cách viết thân thiện, gần gũi nhưng vẫn giữ được sự trang trọng, không xuề xoà, đơn điệu.
Ngắn gọn và súc tích: Nhiều người cho rằng đã là kỷ yếu thì phải dạt dào cảm xúc, văn chương phải lai láng để người đọc cảm nhận được tinh thần của kỷ yếu. Nhưng với một tài liệu dung lượng trang lớn và số lượng chữ rất nhiều thì việc viết dài sẽ khiến người đọc bị mệt. Do đó, sẽ không nắm bắt được thông điệp chính, thậm chí quên ngay khi đọc xong. Vì vậy, nếu có viết dài, hãy để dành cho phần bài viết cảm xúc, đấy mới là nơi mà mọi người thể hiện cảm xúc chân thật. Còn ở các phần nội dung khác, các câu văn nên được viết ngắn gọn, súc tích, truyền tải đúng, đủ thông điệp.
Tạo điểm nhấn bằng các số liệu cụ thể: Các số liệu về doanh thu, dự án hoàn thành, thành tựu đạt được sẽ giúp nội dung trở nên thuyết phục và rõ ràng hơn. Hãy sử dụng các số liệu chính xác và minh bạch.
Kể câu chuyện doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp đều có câu chuyện riêng về sự hình thành và phát triển. Hãy kể câu chuyện này một cách sáng tạo và chân thực để tạo sự gắn kết với người đọc.
Viết kỷ yếu doanh nghiệp không chỉ đơn giản là việc ghi lại thông tin mà còn là quá trình tạo ra một ấn phẩm giá trị, thể hiện được sự chuyên nghiệp của công ty. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn viết kỷ yếu chất lượng, ghi lại dấu ấn sâu sắ trong lòng đối tác, khách hàng và nhân viên.
>> ĐỌC THÊM: Giải đáp câu hỏi về thiết kế kỷ yếu
