Báo cáo thường niên là một tài liệu quan trọng đối với doanh nghiệp, giúp tổng kết hoạt động kinh doanh trong năm và tạo ấn tượng mạnh mẽ với nhà đầu tư, đối tác. Thiết kế báo cáo thường niên bên cạnh yêu cầu về tính thẩm mỹ còn phải đảm bảo sự chuyên nghiệp, rõ ràng trong việc truyền tải thông tin. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết về cách triển khai thiết kế báo cáo thường niên chuyên nghiệp. Nếu doanh nghiệp đang tìm hiểu về tài liệu này, đừng bỏ qua bài viết này.
Mục lục
Lên định hướng thiết kế báo cáo thường niên
Để có thể thực hiện việc thiết kế báo cáo thường niên ấn tượng, bước đầu tiên trong tất cả đó chính là xác định rõ định hướng thiết kế. Đây là bước nền tảng, giúp bạn lên kế hoạch một cách cụ thể, chi tiết trước khi triển khai thiết kế.
Xác định chủ đề
Chủ đề của cuốn báo cáo thường niên là thông điệp chính xuyên suốt toàn bộ cuốn tài liệu và giúp cho doanh nghiệp có định hướng về phong cách thiết kế. Chủ đề này rất quan trọng, doanh nghiệp cần làm rõ trước khi thuê thiết kế báo cáo thường niên.
Thông thường chủ đề báo cáo thường niên sẽ phản ánh tổng quan một năm qua của doanh nghiệp. Đó có thể là mục tiêu chiến lược, thành tựu nổi bật hoặc kế hoạch phát triển trong tương lai.
Phong cách thiết kế
Phong cách thiết kế sẽ là yếu tố tiếp theo doanh nghiệp cần định hướng sau khi có chủ đề. Tuỳ theo chủ đề lựa chọn, mà phong cách có thể hiện đại, tối giản hoặc năng động, sáng tạo tuỳ thuộc vào hình ảnh doanh nghiệp mong muốn truyền tải.
Số lượng trang và kích thước tài liệu
Một báo cáo thường niên tiêu chuẩn thường có khoảng từ 30 đến hơn 100 trang, tùy vào lượng thông tin cần truyền tải. Kích thước phổ biến của báo cáo là A4. Lý do là vì đây là kích thước phổ biến, tiện cho việc in ấn, cầm tay, lưu trữ.
Thời gian hoàn thành
Việc xác định thời gian hoàn thành rất quan trọng để giúp cho doanh nghiệp cũng như đơn vị thiết kế phân bổ nguồn lực và thời gian phù hợp.
Ngân sách
Dù ngân sách được đặt ở cuối cùng trong danh sách nhưng không đồng nghĩa với việc nó là yếu tố không quan trọng. Mà đây là yếu tố rất quan trọng để giúp bạn thực thi các yêu cầu bạn mong muốn.
Biên tập nội dung báo cáo thường niên
Sau khi đã cùng với team bàn bạc về định hướng thiết kế báo cáo thường niên chi tiết sẽ là bước đi vào chi tiết. Và bước tiếp theo chính là biên tập nội dung báo cáo thường niên. Một cuốn báo cáo thường niên hiệu quả không chỉ cần đảm bảo tính thẩm mỹ về hình thức mà còn phải có nội dung chi tiết và dễ hiểu. Nội dung chính là khung sườn cho thiết kế.
Để có thể biên tập nội dung, cần đến một số bước sau:
- Lên khung nội dung báo cáo
- Tổng hợp thông tin theo khung sườn đề cương đã thống nhất
- Biên tập nội dung chi tiết dựa trên nội dung đã thu thập
Về phong cách viết nội dung báo cáo thường niên sẽ rất khác với những tài liệu khác. Nội dung cần được biên tập theo lối chuyên nghiệp, trang trọng, sử dụng ngôn từ chung, không dùng ngôn từ, dấu ấn cá nhân. Nội dung cần ngắn gọn, súc tích, đủ ý và dễ hiểu, hạn chế các ngôn ngữ chuyên ngành khó hiểu.
Chụp hình báo cáo thường niên
Bên cạnh nội dung và thiết kế, hình ảnh là yếu tố không thể thiếu để tạo nên sự chuyên nghiệp cho báo cáo thường niên. Các bức hình chụp minh họa có thể là hình ảnh về doanh nghiệp, sản phẩm, đội ngũ nhân sự, hoặc những dự án tiêu biểu.
Đầu tiên cần phải hiểu rõ mục đích chụp hình báo cáo thường niên tức là gì? Là chụp hình để phục vụ cho việc thiết kế báo cáo thường niên, đồng nghĩa với việc những hình ảnh cần phải phù hợp với nội dung, minh hoạ cho nội dung. Do đó, quan trọng hơn cả đó là xây dựng một kịch bản chụp hình dựa trên nội dung đã có sẵn.
Lên kịch bản chụp
Kịch bản này sẽ bao gồm các bối cảnh cần chụp, những hình ảnh minh họa cụ thể cho từng phần nội dung. Kịch bản càng chi tiết, việc chụp hình càng dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn.
Chụp hình
Sau khi có kịch bản, bước tiếp theo là tiến hành chụp hình. Bạn nên hợp tác với các nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng hình ảnh. Hình ảnh cần sắc nét, bố cục hợp lý và thể hiện đúng tinh thần và phong cách của báo cáo thường niên.
Chỉnh sửa hậu kỳ
Cuối cùng, sau khi đã có những bức ảnh thô, công đoạn chỉnh sửa hậu kỳ là không thể thiếu. Hậu kỳ sẽ giúp bạn điều chỉnh ánh sáng, màu sắc và các chi tiết nhỏ để hình ảnh trở nên hoàn hảo hơn. Đây cũng là bước để đảm bảo hình ảnh nhất quán với phong cách thiết kế đã định trước.
Thiết kế báo cáo thường niên
Sau tất cả những sự chuẩn bị trên là công đoạn thiết kế báo cáo thường niên. Đây là giai đoạn quyết định giao diện cuối cùng của báo cáo.
Thiết kế bìa báo cáo thường niên
Bìa báo cáo thường niên là điểm nhấn đầu tiên gây ấn tượng với người xem. Bạn có thể chọn cách thể hiện bìa đơn giản với tên doanh nghiệp và năm báo cáo hoặc sáng tạo hơn với các hình ảnh minh họa gắn liền với chủ đề đã chọn.
Thiết kế trang trong
Sau khi chọn được mẫu bìa và phong cách phù hợp, nhà thiết kế sẽ tiến hành thiết kế trang trong theo phong cách đó để tạo sự nhất quán tổng thể xuyên suốt thiết kế. Mỗi trang cần được bố cục rõ ràng, dễ đọc và hài hòa về màu sắc, hình ảnh.
Thiết kế báo cáo thường niên là một quá trình đòi hỏi sự đầu tư kỹ lưỡng cả về nội dung lẫn hình thức. Việc lên kế hoạch từ định hướng thiết kế, biên tập nội dung, chụp hình đến thiết kế là các bước không thể thiếu để tạo ra một cuốn tài liệu hoàn hảo.
>> Đọc thêm: thiết kế báo cáo thường niên
