Kỷ yếu 20 năm là một dự án khá đặc biệt quan trọng đối với một doanh nghiệp. Chỉ riêng việc thu thập dữ liệu trong hành trình 20 năm đã tốn không ít công sức của rất nhiều người, nhiều thế hệ cán bộ, nhân viên. Chính vì vậy, việc xây dựng một kế hoạch thực hiện chi tiết là điều vô cùng cần thiết. Dưới đây là những hướng dẫn cụ thể giúp doanh nghiệp có hình dung cụ thể cho việc thực hiện dự án này.
Mục lục
Xác định mục tiêu và ngân sách
Mục tiêu và ngân sách là 2 yếu tố đầu tiên doanh nghiệp cần họp bàn để thống nhất trước khi nghĩ đến việc đi tìm đơn vị hợp tác. Mục tiêu xuất bản kỷ yếu 20 năm của doanh nghiệp là gì? Chỉ lưu hành nội bộ hay cần thiết để làm quà tặng cho cả khách hàng và đối tác? Mục tiêu làm đơn giản hay làm hoành tráng để quảng bá thương hiệu? Hạng mục này sẽ có ngân sách đầu tư là bao nhiêu?
Khi có mục tiêu và ngân sách rõ ràng, doanh nghiệp sẽ từng bước đưa ra được kế hoạch chi tiết cho dự án. Tuy nhiên, một số yếu tố sẽ ảnh hưởng đến ngân sách doanh nghiệp cần nắm được bao gồm:
Dung lượng trang: xác định số lượng trang cần thiết cho kỷ yếu, phụ thuộc vào lượng nội dung và hình ảnh bạn dự định đưa vào. Đối với kỷ yếu 20 năm, số trang có thể dao động từ 100-200 trang.
Số lượng In: Lên kế hoạch về số lượng bản in cần thiết. Điều này phụ thuộc vào số lượng phân phát kỷ yếu. Doanh nghiệp cần dự trù tương đối để tránh lãng phí.
Các hạng mục thuê: để xuất bản kỷ yếu cần nhiều hạng mục như: biên tập nội dung, thiết kế kỷ yếu, chụp ảnh kỷ yếu hay in ấn kỷ yếu. Doanh nghiệp cần tính toán chi phí cho các dịch vụ nào cần thuê.
Nguồn Lực: Xác định các nguồn lực cần thiết, bao gồm nhân sự, thiết bị và phần mềm. Đảm bảo bạn có đội ngũ đủ khả năng để thực hiện từng giai đoạn của dự án. Ngay cả khi thuê dịch vụ, doanh nghiệp vẫn cần có nhân sự hỗ trợ đơn vị để có thể đi đến thống nhất.
Sau khi xác định được các yếu tố trên doanh nghiệp sẽ có định hình tổng quan về chi phí thực hiện. Trường hợp chưa xác định được ngân sách phù hợp, hãy tham khảo một số đơn vị thiết kế hoặc in ấn để được đưa ra mức phí cơ bản. Từ đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc các yếu tố về chi phí một cách cụ thể và rõ ràng hơn.
Xác định chủ đề và phong cách thiết kế
Chủ đề kỷ yếu 20 năm
Trước khi bắt tay vào làm kỷ yếu, đầu tiên cần xác định chủ đề kỷ yếu. Từ chủ đề này sẽ quyết định phong cách kỷ yếu và các yếu tố nội dung bên trong. Chủ đề cần phù hợp với mục tiêu của kỷ yếu cũng như đối tượng người đọc. Chủ đề này cần được sự thống nhất từ ban lãnh đạo để phù hợp nhất với chặng đường phát triển của doanh nghiệp.
Phong cách thiết kế
Phong cách thiết kế là yếu tố quan trọng sau khi có chủ đề kỷ yếu. Từ việc xác định phong cách thiết kế, đơn vị thiết kế sẽ tiến hành thiết kế tổng thể cuốn kỷ yếu theo phopng cách này tạo một sự đồng bộ, nhất quán tổng thể.
Biên tập nội dung kỷ yếu
Để có thể biên tập nội dung kỷ yếu 20 năm, cần lưu ý gồm 3 bước sau:
Lên khung nội dung: khung nội dung chính là sườn nội dung tổng thể từng phần, từng mục nội dung chính, đến từng bài viết cụ thể. Đảm bảo mọi phần đều có sự kết nối logich và hợp lý.
Tổng hợp thông tin: thu thập toàn bộ thông tin cần thiết cho kỷ yếu dựa trên sườn nội dung. Điều này bao gồm cả bài viết, phỏng vấn, hình ảnh, dữ liệu liên quan.
Biên tập nội dung chi tiết: Sau khi có đầy đủ các thông tin, hãy chỉnh sửa và hoàn thiện nội dung một cách rõ ràng, súc tích và hấp dẫn.
Chụp hình kỷ yếu
Chụp hình kỷ yếu là một bước vô cùng quan trọng, bởi kỷ yếu sử dụng minh hoạ hình ảnh rất nhiều mà hình ảnh cần chân thực để thể hiện được bản sắc văn hoá của doanh nghiệp. Phần lớn các doanh nghiệp khi thực hiện kỷ yếu doanh nghiệp đều không thể bỏ qua hạng mục chụp hình này. Vì đây không đơn thuần là hoạt động phục vụ cho việc thiết kế kỷ yếu, mà còn có tác dụng gia tăng sự gắn kết giữa các thành viên công ty, giúp văn hoá doanh nghiệp tốt đẹp hơn.
Thiết kế kỷ yếu 20 năm
Thiết kế kỷ yếu 20 năm sẽ bắt đầu từ thiết kế bìa kỷ yếu. Sau khi chốt được mẫu bìa kỷ yếu sẽ tiến hành thiết kế các trang trong để phù hợp với phong cách trang bìa.
Cuối cùng là chỉnh sửa và hoàn thiện bản cuối, đảm bảo không có lỗi và mọi yếu tố đều hài hoà, ấn tượng.
In kỷ yếu
Chọn đơn vị in ấn: Sau khi hoàn thiện thiết kế, gửi file cho đơn vị in ấn. Chọn loại giấy và chất lượng in phù hợp với ngân sách và yêu cầu.
Kiểm tra bản in: Yêu cầu xem trước bản in để kiểm tra chất lượng và màu sắc. Đảm bảo rằng bản in cuối cùng chính xác và đạt yêu cầu trước khi tiến hành in hàng loạt với số lượng lớn.
Kỷ yếu 20 năm không chỉ là một tài liệu ghi lại những kỷ niệm và thành tựu mà còn là một phần quan trọng trong việc lưu giữ lịch sử và văn hóa. Bằng cách thực hiện các bước chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn sẽ có thể xuất bản một kỷ yếu 20 năm chất lượng, đầy ý nghĩa và đáng nhớ. Chúc bạn thành công trong dự án của mình!
>> ĐỌC THÊM: Giải đáp câu hỏi về thiết kế kỷ yếu
