Các doanh nghiệp đang tìm hiểu cách làm kỷ yếu cơ quan, hãy tham khảo ngay một số cách sau. Mỗi cách làm kỷ yếu cơ quan dưới đây sẽ phù hợp với một số kiểu doanh nghiệp khác nhau. Vì vậy, hãy tham khảo và ứng dụng cách phù hợp bạn nhé.
Mục lục
Thuê dịch vụ làm kỷ yếu cơ quan trọn gói
Cách số 1 này phù hợp với các doanh nghiệp sau:
- Chưa từng làm kỷ yếu cơ quan, đây là lần đầu tiên làm và bỡ ngỡ không biết bắt đầu từ đâu.
- Đối với doanh nghiệp quy mô lớn, yêu cầu một cuốn kỷ yếu chuyên nghiệp, nhất quán.
- Đối với doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, nhưng không đủ nhân sự có chuyên môn về thiết kế kỷ yếu.
Thuê dịch vụ làm kỷ yếu cơ quan trọn gói thì bao gồm những gì?
- Biên tập nội dung
- Dịch thuật (nếu có)
- Chụp hình kỷ yếu
- Thiết kế kỷ yếu
- In kỷ yếu
Khi thuê làm kỷ yếu cơ quan trọn gói, doanh nghiệp sẽ được đơn vị làm trọn vẹn toàn bộ các hạng mục kể trên.
Câu hỏi đặt ra là, doanh nghiệp cần phải làm gì nếu thuê dịch vụ này?
Các đơn vị có năng lực cung cấp dịch vụ làm kỷ yếu cơ quan trọn gói sẽ có quy trình rất bài bản, chi tiết về các đầu việc, quy trình thực hiện, phân bổ nguồn lực cũng như đánh giá chính xác về thời gian và ngân sách thực hiện.
Vì vậy, việc của doanh nghiệp là đáp ứng các yêu cầu về mặt thông tin, tương tác, phản hồi để đưa đến những thống nhất cuối cùng giúp cho dự án đảm bảo tiến độ và chất lượng.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp đóng vai trò là người phản hồi, xác nhận những câu hỏi, những ý tưởng của bên đơn vị thiết kế đưa ra.
Tự làm và thuê lẻ một vài hạng mục
Trường hợp nào thì nên tự làm và chỉ thuê lẻ một vài hạng mục?
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, ngân sách cho hạng mục này còn ít, thì có thể cân nhắc phối hợp với đơn vị thiết kế kỷ yếu để giảm bớt chi phí. Vậy doanh nghiệp nên tự làm và thuê những hạng mục nào?
Hạng mục có thể tự làm
Những hạng mục mà nhân sự nội bộ có thể thực hiện được như biên tập nội dung, chụp hình. Hình ảnh doanh nghiệp có thể tận dụng những hình ảnh đã có từ trước, chỉ cần đảm bảo chất lượng cao và phù hợp với nội dung là được. Những hình khác không có, đơn vị thiết kế hoàn toàn có thể sử dụng hình minh hoạ. Với biên tập nội dung, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tham khảo những mẫu có sẵn, tương tự, từ đó lên ý tưởng chủ đề và tổng hợp thông tin.
Hạng mục nên/ bắt buộc thuê
Đối với việc làm kỷ yếu cơ quan, yếu tố quan trọng nhất quyết định tính thẩm mỹ đó chính là thiết kế và in ấn. Vì vậy, thiết kế và in ấn doanh nghiệp cần, hoặc bắt buộc thuê để đảm bảo sự chuyên nghiệp, nhất quán.
- Về thiết kế, đội ngũ nhân sự công ty có thể chuyên môn cao, nhưng để thiết kế kỷ yếu cơ quan cần đến những đơn vị chuyên nghiệp, hoạt động lâu năm trong ngành.
- Về in ấn, doanh nghiệp chắc chắn phải in ngoài xưởng in trừ khi doanh nghiệp có xưởng in.
Tự làm từ a-z
Rất nhiều các doanh nghiệp đã tự làm kỷ yếu cơ quan từ a-z bởi họ hiểu doanh nghiệp của chính mình, biết cách tìm kiếm nguồn tư liệu tham khảo và đặc biệt là có đội ngũ biên tập và thiết kế chuyên môn cao. Trong trường hợp này, doanh nghiệp chỉ cần lên một kế hoạch chi tiết và bố trí nguồn lực, hoạch định thời gian để triển khai và hoàn thành đúng thời hạn.
Khi tự làm kỷ yếu cơ quan a-z, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý về tiến độ và chất lượng, cần có một quản lý dự án biết lên kế hoạch thực hiện và theo sát dự án. Tránh trường hợp để dự án kéo dài dẫn đến không đảm bảo tiến độ.
Dựa theo những hạng mục cần thiết khi làm kỷ yếu cơ quan đã được chúng tôi đề cập phía trên, doanh nghiệp có thể tham khảo để lên danh sách các đầu việc chi tiết.
Sau tất cả, doanh nghiệp có thể nhờ tới sự tư vấn của các nhà in để được tư vấn về chất liệu giấy bìa, chất liệu giấy trang trong cũng như cách thức gia công sau in sao cho phù hợp nhất với ngân sách.
Cách để tối ưu ngân sách làm kỷ yếu cơ quan
- Thứ nhất, biết doanh nghiệp cần gì, mong muốn ra sao đối với cuốn kỷ yếu cơ quan.
- Thứ hai, đưa ra được ngân sách cho phép để thực hiện dự án.
- Thứ ba, nắm được thời gian cần hoàn thành toàn bộ dự án kỷ yếu cơ quan.
Khi đã có sẵn định hướng hay còn gọi là brief, có được con số ngân sách, biết được thời gian cần hoàn thành, doanh nghiệp sẽ vô cùng dễ dàng tìm được đối tác thiết kế theo yêu cầu. Và thậm chí, việc báo giá làm kỷ yếu cơ quan cũng sẽ sát sườn hơn, chi tiết hơn. Như vậy, điều quan trọng hơn cả để tối ưu ngân sách và thời gian chính là biết được doanh nghiệp cần gì, muốn gì trước khi đi tìm đơn vị thiết kế kỷ yếu giá rẻ.
>> ĐỌC THÊM: Giải đáp câu hỏi về thiết kế kỷ yếu
