Kỷ yếu công ty không chỉ là một tài liệu kỷ niệm đơn thuần mà còn mang giá trị quảng bá hình ảnh thương hiệu. Chính vì vậy, cách viết kỷ yếu không dừng lại ở việc cung cấp thông tin hay thể hiện cảm xúc mà còn cần yếu tố trang trọng, chuyên nghiệp. Và để có một cuốn kỷ yếu chất lượng, bạn cần chuẩn bị những bước từ cơ bản nhất cho đến khâu hoàn thiện nội dung và hình thức. Tham khảo hướng dẫn chi tiết dưới đây để có thêm góc nhìn tổng quan nhất.
Mục lục
Xác định mục đích của kỷ yếu
Trước khi bắt đầu viết, việc xác định rõ ràng mục đích của cuốn kỷ yếu là vô cùng quan trọng. Bạn cần trả lời một số câu hỏi như:
- Kỷ yếu này viết cho ai? (Nhân viên, đối tác, khách hàng)
- Nội dung chính cần truyền tải là gì? (Thành tựu, lịch sử phát triển, giá trị văn hóa)
- Thông điệp mà công ty muốn gửi gắm là gì? (Cảm ơn, động viên, truyền cảm hứng)
Một cuốn kỷ yếu công ty thường có mục đích là:
- Lưu giữ những dấu ấn trong quá trình phát triển của công ty.
- Tri ân sự đóng góp của nhân viên, đối tác.
- Giới thiệu văn hóa, tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp.
Khi đã xác định mục tiêu rõ ràng, việc xây dựng nội dung kỷ yếu sẽ dễ dàng và mạch lạc hơn đồng thời cũng xác định được cách viết kỷ yếu cụ thể hơn để phù hợp với đối tượng người đọc.
Đối với mục tiêu phục vụ nội bộ: cách viết kỷ yếu sẽ gần gũi, thân mật hơn, hướng tới lối viết tình cảm, giàu cảm xúc hơn.
Đối với mục tiêu phục vụ là khách hàng, đối tác: cách viết kỷ yếu sẽ thiên về văn phong trang trọng, chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, ở những phần bài viết kỷ niệm, những từ ngữ giàu cảm xúc vẫn sẽ được phát huy tối đa.
Lên dàn ý và cấu trúc nội dung
Trước khi viết cần lên khung dàn ý đề cương tức là cấu trúc cụ thể của cuốn kỷ yếu. Một kỷ yếu công ty cần có cấu trúc rõ ràng để đảm bảo tính hệ thống và mạch lạc. Lý do tại sao cần lên khung nội dung. Bởi nhờ đó, doanh nghiệp có cái nhìn một cách tổng thể nhất, rõ ràng nhất, biết được kỷ yếu sẽ gồm những phần nào chính, cần những bài viết, hình ảnh ra sao. Đặc biệt hơn cả là để phân bổ nhiệm vụ thu thập thông tin, biên tập thông tin cho từng phòng ban, từng cá nhân cụ thể. Và dễ dàng hơn trong việc kiểm soát thông tin đã đủ hay thiếu.
Nếu không có dàn ý, hoặc cứ vừa làm vừa tổng hợp, thông tin sẽ bị lẫn lộn, khó kiểm soát, có thể thiếu hoặc thừa thông tin là điều dễ xảy ra.
Dưới đây là một dàn ý cơ bản mà bạn có thể tham khảo:
- Trang bìa: Tên công ty, logo, năm thực hiện kỷ yếu.
- Lời mở đầu: Thư ngỏ từ ban lãnh đạo, giới thiệu về mục đích của kỷ yếu.
- Lịch sử hình thành và phát triển: Mô tả quá trình hình thành và phát triển của công ty theo các giai đoạn quan trọng.
- Định hướng tương lai: Trình bày định hướng, chiến lược phát triển của công ty.
- Các thành tựu nổi bật: Nêu bật những dự án, thành tích và giải thưởng công ty đã đạt được.
- Hoạt động văn hóa và cộng đồng: Giới thiệu về các hoạt động ngoại khóa, từ thiện, sự kiện công ty tổ chức.
- Lời tri ân và nhìn về tương lai: Lời cảm ơn tới nhân viên, khách hàng và đối tác; kỳ vọng phát triển trong tương lai.
Bạn có thể điều chỉnh cấu trúc này tùy theo đặc thù của doanh nghiệp, nhưng điều quan trọng là đảm bảo cách viết kỷ yếu với nội dung nhất quán và dễ theo dõi.
Sưu tầm tư liệu và hình ảnh
Một cuốn kỷ yếu thành công không thể thiếu những tư liệu hình ảnh và thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Việc sưu tầm tư liệu cần được thực hiện theo kế hoạch:
Tư liệu viết: Thu thập thông tin từ các báo cáo, dự án, tài liệu cũ của công ty. Đồng thời, bạn có thể phỏng vấn ban lãnh đạo, nhân viên lâu năm để có thêm những câu chuyện và kỷ niệm đặc biệt.
Hình ảnh: Các hình ảnh có thể bao gồm ảnh tập thể, hình ảnh các sự kiện quan trọng, các cột mốc và khoảnh khắc đáng nhớ của công ty. Đảm bảo chất lượng hình ảnh tốt và có chú thích rõ ràng. Hình ảnh cũng lấy theo ý tưởng từ nội dung kỷ yếu. Việc sử dụng hình ảnh không chỉ giúp kỷ yếu trở nên sống động hơn mà còn tạo nên cảm giác gần gũi, thân thuộc cho người đọc.
Cách viết kỷ yếu sáng tạo và chuyên nghiệp
Sử dụng ngôn ngữ trang trọng nhưng gần gũi, tức là bạn nên sử dụng văn phong chuyên nghiệp nhưng không nên quá cứng nhắc trong các quy tắc. Thay vào đó, hãy truyền tải thông tin một cách dễ hiểu và truyền cảm hứng tới người đọc.
Hãy kể chuyện thay vì chỉ liệt kê những cột mốc, những thành tựu. Mỗi dấu mốc tiêu biểu cho sự phát triển, hãy biến nó thành câu chuyện của sự phát triển và cống hiến của cán bộ công nhân viên. Chính những câu chuyện về sự nỗ lực này đã góp phần tạo nên những bước ngoặt quan trọng. Và đó chính là sự gắn kết cảm xúc.
Cách viết kỷ yếu cần có sự liên kết chặt chẽ với nhau từ quá khứ tới hiện tại, hướng tới tương lai tạo ra một dòng chảy mạch lạc và cuốn hút người đọc.
Kiểm tra và hoàn thiện nội dung kỷ yếu
Sau khi đã hoàn thành nội dung kỷ yếu việc kiểm tra và chỉnh sửa là bước quan trọng để đảm bảo chất lượng kỷ yếu:
- Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Một lỗi nhỏ về chính tả có thể làm giảm sự chuyên nghiệp của cuốn kỷ yếu. Hãy dành thời gian kiểm tra cẩn thận từng chi tiết.
- Đọc lại nội dung: Đảm bảo nội dung mạch lạc, không lặp lại thông tin, các số liệu chính xác và phù hợp.
- Xem lại bố cục: Đảm bảo các phần nội dung được phân bổ đều và hợp lý.
Như vậy, việc thực hiện một cuốn kỷ yếu công ty ấn tượng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu lên ý tưởng, thu thập tài liệu đến việc hoàn thành nội dung chi tiết. Hy vọng những bước hướng dẫn chi tiết cách viết kỷ yếu từ a-z kể trên sẽ giúp bạn tạo ra một cuốn kỷ yếu chất lượng.
>> TÌM HIỂU THÊM: thiết kế kỷ yếu công ty
